El envío de correos masivos es una estrategia frecuente. Las personas leen con regularidad sus mails, ya que es una manera de obtener la atención de un público amplio. También, se logra un contacto directo con quienes reciben esta información. Es una información fluida, constante y que no depende de redes sociales o servidores ajenos. Por eso, el email marketing es una estrategia de mercadotecnia con enorme vigencia.

Para hacer envíos masivos, así como para tener a la mano todos los recursos del email marketing, lo mejor es contar con excelentes herramientas para mailing. Solo de esa manera se logra trabajar con plazos adecuados, sin perder tiempo, con formatos de correo diversos y usando bases de datos de clientes potenciales. Se añade que estas herramientas se convierten en suites donde se manejan muchas cosas a la vez.

Ventajas de las herramientas para mailing

Estas herramientas deben proveer: automatización de envíos, calendarios de envíos, plantillas de correos, conexión con bases de datos, segmentación de clientes potenciales, así como estadísticas para evaluar la campaña de envío de correos. A su vez, deben poseer una IP limpia que no sea detectada como spam. Se trata de un software muy bien planeado para hacer estas faenas. Al usarlo, se tienen las siguientes ventajas:

- Se simplifica el trabajo de enviar grandes cantidades de correo. Y es que hablamos de cantidades que van más allá de 50, 100 o 250 emails. Las grandes campañas de email marketing alcanzan los 10 mil, 25 mil y hasta 100 mil correos masivos.

- Se programan las fechas de los envíos. Los correos se redactan todos juntos y luego se envían de manera programada con ayuda de un calendario.

- Estas herramientas poseen un IP diseñado para el envío masivo, a la vez que advierten al redactor sobre tópicos o frases que quizás sean consignadas como spam.

- La conexión directa con la base de datos. Las herramientas para mailing hacen este trabajo de manera automática, sin necesidad de estar buscando manualmente en la base de datos para elegir los destinatarios a los cuales se hará llegar la información.

Por último, estas herramientas ayudan a tener un entorno para el trabajo de mailing en conjunto. El email marketing necesita de varios aspectos para funcionar: administrar la base de datos, redacción de los correos web, monitorear la recepción de los emails, constatar respuestas e interacciones, llevar las estadísticas de la campaña de email, etc.

¿Qué herramientas se necesitan para el mailing?

En primera instancia, es necesario aclarar las diferencias entre “herramientas” y “software” de base de datos. Pueden ser similares, pero la realidad es que el software de envíos masivos se ha convertido en una “compilación de herramientas de mailing”. Por ejemplo, con anterioridad se usaban aplicaciones diferentes para el envío de correos en grandes cantidades y para gestionar las bases de datos. ¡Ahora, estas dos cosas se realizan juntas en una misma solución de software!

En este post queremos hacer énfasis en las herramientas para mailing que debe poseer un software de correos masivos. La idea es que las personas que trabajan con enormes bases de datos de emails tengan todas las herramientas en una sola aplicación, o al menos la mayoría de ellas. Sin más que agregar, exponemos un listado y descripción de las principales herramientas de mailing.

- Editor de textos orientado a emails: los correos se deben redactar, no basta toda la complejidad técnica para enviarlos y eludir el spam. Los receptores deben leer la información y sentirse motivados con las palabras. Por lo tanto, una herramienta adecuada es un editor de textos que ofrezca el formato de correos web.

- Plantillas de correos electrónicos: hay diversos formatos; tales como los correos de suscripción, informativos, campañas de ventas, etc. Lo ideal es contar con plantillas predeterminadas, las cuales simplifican el trabajo del redactor.

- Segmentación de bases de datos: esta herramienta permite elegir los destinatarios de los correos de acuerdo a criterios como edad, nivel socioeconómico, género, actividad, etc. Contar con una herramienta de segmentación es necesario, pues permite que los emails lleguen a los destinatarios correctos (buyer persona).

- Cronogramas de envíos: el email marketing se desarrolla por medio de campañas. Es decir, se envían varios correos web durante un lapso establecido. El redactor elabora de antemano los correos que se enviarán (mínimo tres para una campaña) y programa en el cronograma las fechas en las cuales serán enviados.

- Servidores e IP: al ser tan grandes las cantidades de correos, se necesita de servidores que almacenan los correos enviados y las respuestas a esos mails. A su vez, se suele usar una IP variable o dedicada al envío en grandes cantidades, para evitar que los mensajes sean baneados como spam.

- Integraciones: en nuestra época, la integración pasa a ser una herramienta medular. Lo más frecuente es la integración con CRM, pero también se suele usar con herramientas de bases de datos. Asimismo, con dispositivos móviles mediante App. De esta manera, se logra monitorear la campaña de email marketing en todo momento.

- Estadísticas: es importante que el software tenga guardadas las estadísticas de envíos, correos recibidos, correos abiertos e interacciones obtenidas. Tales datos ayudan a evaluar la eficiencia de las campañas de correos web.

- Manejo de enlaces: los emails suelen llevar enlaces para abrir páginas web, formularios, contactos y otras funciones. Se requiere de una herramienta que gestione estos enlaces, que los tenga ya preparados y solo sea cuestión de insertarlos cuando sea necesario. 

Como vemos, son diversas las herramientas que necesitas para el trabajo de mailing. Debes conocerlas, pues solo de esa manera eliges el software de envíos masivos más versátil y que se adapte a tus requerimientos. A su vez, se tiene claro todo el abanico de labores que implica este tipo de faenas. 

El email marketing se practica desde hace casi 30 años. Por lo tanto, es una estrategia de mercadotecnia que funciona. En dado caso, se necesitan todas las herramientas para gestionar esta actividad con éxito. Una buena campaña de email marketing es un imán infalible para captar clientes.