¿PUEDO LEER LOS MENSAJES ENVIDADOS POR LOS TRABAJADORES?

ET art. 4 y 5. Parece ser que una reciente sentencia da derecho a los empresarios a leer todos los mensajes enviados por los trabajadores. ¿Qué hay de cierto en ello? ¿Qué requisitos se deben cumplir para poder actuar de ese modo?

Sentencia. Usted ha leído en la prensa que es válido que un empresario espíe los mensajes enviados por un trabajador. ¿Es eso cierto? ¿Puede usted acceder a los mensajes que sus empleados envían en su día a día?

Poder de dirección

Requisitos. En función del poder de dirección que ostenta sobre sus trabajadores, usted puede controlar el uso de las herramientas informáticas que ponga a su disposición. Ahora bien, se deben cumplir dos requisitos:
Dichas herramientas deben ser propiedad de la empresa . Es decir, medios puestos a disposición de los trabajadores para el cumplimiento de su trabajo (la cuenta de correo electrónico, un ordenador portátil, etc.). ¡Atención! Por tanto, no es válido que pida el móvil privado de un empleado para leer sus mensajes, pero sí podrá pedirle el móvil facilitado por la empresa, al ser usted quien lo ha proporcionado.
Debe haber regulado el uso de dichas herramientas y haber prohibido su utilización personal. ¡Atención! Si no ha advertido previamente y revisa el ordenador o el e-mail de un empleado, la medida que imponga será nula, aunque detecte un uso particular (salvo que el convenio prevea la utilización particular como infracción, en cuyo caso también podrá controlar el uso aunque no lo haya regulado).

Intimidad. En estos casos no se vulnera el derecho a la intimidad de los trabajadores porque existe una prohibición expresa del uso extralaboral de las herramientas. Ello le permite controlar su utilización para verificar el cumplimiento de sus obligaciones y deberes laborales.

Cómo actuar

Cláusula. Por tanto, regule el uso de estas herramientas y prohíba su uso particular:
Diseñe un protocolo de utilización (lo puede añadir a su manual de acogida). Apunte. Deje claro que el uso particular está prohibido y que el incumplimiento de dicha prohibición dará lugar a sanciones disciplinarias. Además, avise de que controlará la correcta utilización.
Añada una cláusula en sus nuevos contratos reiterando dicha prohibición.
Recordatorio. Si ya tiene un protocolo y en su día añadió la cláusula, recuerde periódicamente a su plantilla su obligado cumplimiento.

Incumplimiento del trabajador

Proporcional. Actuando así podrá acceder a los ordenadores y sancionar si detecta un uso indebido. No obstante, a pesar de que los tribunales permiten ese control de forma directa, cúrese en salud y, para evitar que el afectado alegue que se vulneran sus derechos, acceda al ordenador en su presencia o en la de un delegado. Apunte. Asimismo, imponga una sanción proporcional. De este modo, si sólo ha enviado un e-mail a un amigo imponga una falta leve: dicho incumplimiento le habrá hecho perder pocos minutos, por lo que una sanción superior no sería proporcional.
Es válido acceder al ordenador de un trabajador si dicho ordenador es propiedad de la empresa y si se había regulado previamente la correcta utilización de dicha herramienta informática.

Cláusula para regular el uso de las herramientas informáticas de la empresa

La empresa facilitará al empleado las herramientas tecnológicas y los sistemas de información necesarios para desarrollar su actividad: teléfono móvil, ordenador portátil, correo electrónico corporativo y acceso a información, base de datos y sistemas. Dichas herramientas son propiedadad de la empresa.

El empleado deberá hacer un uso responsable y adecuado de las herramientas y sistemas que se le faciliten. A estos efectos, el empleado autoriza expresamente a la empresa a controlar la utilización de dichas herramientas, pudiendo llegar a sancionar el uso inapropiado o abusivo del mismo.
La dirección de correo electrónico del usuario contiene el nombre de la empresa y, por tanto, todas las comunicaciones a través del e-mail deberán tratarse como si fueran enviadas en papel con membrete o como correspondencia interna.